Cuando trabajas a diario con documentos en la nube, equivocarte o borrar algo importante es solo cuestión de tiempo. Ahí es donde entra en juego el versionado en OneDrive y Office: una especie de “máquina del tiempo” que te permite volver atrás cuando un archivo se corrompe, se infecta con malware o simplemente alguien hace un cambio desafortunado.
La buena noticia es que OneDrive, SharePoint y las aplicaciones de Microsoft 365 (Word, Excel, PowerPoint, OneNote, etc.) integran un historial de versiones muy potente, válido para casi cualquier tipo de archivo: documentos de Office, PDF, CAD, fotos, vídeos y muchos más. Vamos a ver en detalle cómo funciona, cómo aprovecharlo al máximo y qué limitaciones tiene según uses cuenta gratuita o de empresa.
Qué es el historial de versiones en OneDrive y Office
El historial de versiones es una función que guarda diferentes estados de un mismo archivo a lo largo del tiempo, de modo que puedas consultar, comparar y recuperar versiones anteriores cuando algo sale mal.
En OneDrive y SharePoint, cada vez que se guarda un cambio relevante se crea una nueva versión del archivo. Esto se aplica tanto si trabajas desde el navegador, desde el cliente de escritorio de OneDrive como desde las propias apps de Office 365.
Además, el historial de versiones no se limita solo a documentos de Word o Excel: también se aplica a PDF, archivos de diseño CAD, imágenes, vídeos y prácticamente cualquier tipo de fichero que almacenes en OneDrive o en bibliotecas de SharePoint.
Si borras un archivo por error, todavía tienes una segunda red de seguridad: la papelera de reciclaje de OneDrive o SharePoint, desde donde puedes restaurar elementos eliminados durante un tiempo limitado.
En entornos empresariales con Microsoft 365, el historial de versiones se integra con políticas de retención, etiquetas inteligentes de archivos y auditoría, lo que lo convierte en una herramienta clave para el cumplimiento normativo y la gestión documental avanzada.
Cómo ver y restaurar versiones anteriores en OneDrive (web)
Desde la versión web de OneDrive, puedes revisar y recuperar versiones previas de un archivo en unos pocos clics, siempre que el control de versiones esté habilitado en tu cuenta u organización.
La experiencia es similar uses OneDrive personal o OneDrive para la Empresa, aunque las cuentas corporativas suelen tener más historial disponible si el administrador así lo ha configurado.
Para revisar y restaurar una versión en la web de OneDrive, el flujo típico es muy sencillo y siempre se hace archivo por archivo, ya que no es posible revertir varias versiones de diferentes ficheros a la vez desde este panel concreto.
Cuando abres el historial, verás una lista con todas las versiones del archivo: fecha y hora de modificación, usuario que hizo el cambio y tamaño de cada versión. Esto te permite identificar rápidamente cuál es la versión que necesitas recuperar (por ejemplo, la de antes de un cambio no deseado).
Al restaurar una versión anterior, la versión que elijas pasa a ser la versión actual, y la versión que hasta ese momento era la más reciente no se pierde, sino que queda guardada también como una versión anterior en el mismo historial.
Uso del historial de versiones desde el Explorador de archivos de Windows
Si tienes instalada la aplicación de sincronización de OneDrive en tu PC con Windows, también puedes acceder al historial de versiones directamente desde el Explorador de archivos, sin necesidad de abrir el navegador.
Para ello, basta con localizar el archivo dentro de tu carpeta de OneDrive o OneDrive for Business en el disco duro, hacer clic con el botón derecho y elegir la opción Historial de versiones. Esta opción está integrada en las versiones recientes de Windows y del cliente de OneDrive.
Al hacerlo, se despliega una ventana o panel en la que se listan las distintas versiones del archivo con su fecha, hora y autor. Junto a cada versión verás un menú de tres puntos (más opciones) desde el que puedes restaurar o abrir esa versión.
Cuando confirmas la restauración, la versión que has seleccionado se convierte en la versión actual del archivo, y la copia que estaba activa pasa a ocupar su lugar dentro del historial como una versión anterior, por si en el futuro necesitas volver de nuevo.
Este sistema hace que, incluso si tenías activado el guardado automático en Office (si quieres aprender a evitar que Office guarde los archivos en OneDrive), no pierdas el contenido que eliminaste hace días o semanas, siempre que la versión siga dentro del rango de retención configurado para tu cuenta.
Versionado en las aplicaciones de Microsoft 365 (Word, Excel, PowerPoint…)
Cuando abres un documento de OneDrive o SharePoint directamente en Word, Excel o PowerPoint (tanto Online como en escritorio), puedes acceder al historial de versiones desde la propia aplicación, sin salir al navegador ni al Explorador de archivos. (si trabajas en Word, revisa los controles de contenido en Word)
La experiencia es muy parecida en todas las apps de Microsoft 365: abres el documento, vas al menú Archivo > Información y eliges Historial de versiones. Esto abre un panel lateral o una ventana con las diferentes versiones disponibles.
En ese panel podrás seleccionar cada versión, abrirla en una ventana independiente y ver los cambios realizados. Muchas veces, Word Online o Excel Online marcan las modificaciones directamente en el área de trabajo para que veas de un vistazo qué ha cambiado.
Desde ahí puedes optar por dos vías: Guardar una copia de esa versión como un archivo nuevo, o bien usar el botón Restaurar para que esa versión pase a ser la actual del documento principal.
Ten en cuenta que el botón Restaurar no se muestra para la versión actual más reciente, precisamente porque ya es la que está activa; solo verás la opción de restauración en versiones antiguas respecto al estado presente del archivo.
Control de versiones en SharePoint y bibliotecas de documentos
Si trabajas en un entorno de empresa con SharePoint Online, tienes a tu disposición un sistema de versionado todavía más avanzado, muy útil cuando múltiples personas colaboran sobre los mismos documentos.
Las bibliotecas de SharePoint permiten configurar si quieres guardar versiones principales y secundarias, número máximo de versiones, requisitos de desprotección, bloqueos de archivos y más opciones de control. Para que el historial funcione, el administrador debe tener activado el control de versiones en la biblioteca correspondiente.
Desde la vista moderna, el acceso al historial se hace de forma muy similar a OneDrive: seleccionas un archivo, haces clic en los tres puntos (menú de acciones) y eliges Historial de versiones. En la vista clásica o en versiones antiguas de SharePoint Server, se hacía mediante la flecha desplegable situada junto al nombre del documento.
Una vez en el historial, puedes abrir, restaurar o incluso eliminar versiones concretas, según los permisos que tengas. Al restaurar una versión, SharePoint la convierte en la actual y guarda la anterior dentro del mismo historial.
Además del control de versiones estándar, SharePoint y OneDrive para empresas se integran con la Papelera de reciclaje del sitio, que actúa como salvavidas extra cuando se borran elementos completos de una biblioteca o lista.
Versionado de registros: bloqueo, desbloqueo y retención
En escenarios de cumplimiento normativo y administración de registros, Microsoft 365 va un paso más allá con el llamado control de versiones de registros, pensado para documentos que deben conservarse de forma muy estricta (contratos, expedientes, acuerdos legales, etc.).
El flujo comienza aplicando al documento una etiqueta de retención que lo marca oficialmente como registro. En ese momento, aparece una propiedad de documento adicional llamada Estado de registro, asociada a esa etiqueta.
Dependiendo de cómo se haya configurado la etiqueta, el registro puede aparecer inicialmente como Bloqueado o Desbloqueado. Esta propiedad se puede alternar más tarde por usuarios con permisos de contribución o equivalentes.
La idea es que puedas editar y conservar determinadas versiones como registros inmutables, alternando entre bloqueado y desbloqueado para evitar guardar versiones y copias innecesarias del mismo documento.
Cuando la etiqueta indica que el contenido debe tratarse como registro, las versiones de registro se almacenan en una biblioteca de suspensión para conservación (si no existe, se crea) dentro del propio sitio de SharePoint o del espacio de OneDrive, concretamente en una carpeta llamada Registros.
Qué ocurre al bloquear y desbloquear un registro
Cuando un usuario desbloquea un registro para seguir trabajando en él, se desencadenan varias acciones automáticas en segundo plano que conviene entender para controlar bien el versionado.
Si el sitio aún no tiene una biblioteca de suspensión para conservación, se crea esta biblioteca de forma automática. Si la biblioteca no contiene todavía la carpeta de registros, también se genera en ese momento.
A continuación, se ejecuta una acción Copiar a que lleva la versión actual del documento a la carpeta Registros. Solo se copia la última versión, no el historial completo, y ese archivo copiado se considera ya una versión de registro inmutable.
Esa copia se integra en el historial de versiones del documento original, marcada con la palabra «Registro» en el campo Comentarios, de modo que sepas qué versiones están siendo tratadas como registros formales.
El documento principal, en la biblioteca de documentos, pasa a ser una nueva versión editable, pero sigue manteniendo el valor Sí en la columna El elemento es un registro, por lo que no puede eliminarse aunque se pueda modificar mientras permanezca desbloqueado.
Gestión y auditoría de las versiones de registro
Cada vez que se desbloquea un registro para seguir editando, la versión resultante vuelve a copiarse en la biblioteca de suspensión para conservación con la correspondiente marca de Registro en los comentarios de la versión.
Para revisar el historial de un documento que actúa como registro, basta con seleccionarlo en la biblioteca de documentos y usar la opción Historial de versiones en el menú del elemento. Desde ahí se ven claramente qué versiones tienen condición de registro y cuáles son simples iteraciones de trabajo.
Las acciones de bloqueo y desbloqueo de registros quedan registradas en el registro de auditoría de Microsoft 365. En la sección de Actividad de archivos y páginas, es posible filtrar por eventos como Estado de registro cambiado a bloqueado o Estado de registro cambiado a desbloqueado.
Además, si la etiqueta de retención está configurada para revisión de eliminación al final del periodo de retención, cada versión de registro se evalúa de forma independiente durante ese proceso de eliminación.
Esta combinación de versionado, etiquetas de retención y auditoría proporciona una trazabilidad completa sobre quién modificó, bloqueó o desbloqueó documentos críticos, algo esencial para cumplir normativas exigentes de gestión documental.
Limitaciones y diferencias entre OneDrive gratuito y Microsoft 365
No todas las cuentas de OneDrive ofrecen las mismas posibilidades de versionado; las cuentas gratuitas tienen más restricciones que las cuentas ligadas a una suscripción de Microsoft 365.
Si usas OneDrive sin una licencia de Microsoft 365 asociada, el número de versiones disponibles y las opciones de recuperación son más limitadas. Lo que veas en tu historial en la web o en el Explorador suele ser todo lo que puedes recuperar.
En más de un caso, usuarios con OneDrive gratuito han descubierto que no es posible retroceder más allá de las pocas versiones que aparecen en pantalla, por lo que si las versiones antiguas desaparecen, no hay forma adicional de recuperarlas.
Con cuentas personales de OneDrive de pago, la plataforma suele guardar hasta 25 versiones de un mismo archivo durante un periodo aproximado de 30 días, aunque estos valores pueden variar con el tiempo y las políticas de Microsoft.
En organizaciones con Microsoft 365 para empresas, es el administrador quien define en gran medida el comportamiento del versionado: número máximo de versiones, tiempo de retención, integración con etiquetas de retención, papelera de reciclaje extendida, etc.
Riesgos de sincronización y sobrescritura de versiones
Trabajar con OneDrive en varios dispositivos (consulta cómo sincronizar archivos entre dispositivos) es cómodo, pero puede generar problemas serios si la sincronización no se comporta como esperas o si algún equipo se queda desactualizado durante mucho tiempo.
Hay usuarios que han reportado que, al encender un ordenador que llevaba tiempo apagado, OneDrive llega a sobrescribir documentos con versiones antiguas guardadas localmente, como si fueran las más recientes, arrasando con cambios posteriores.
En estas situaciones, el cliente interpreta que la copia local “vieja” es la versión actual y reemplaza el archivo en la nube junto con su historial de versiones más reciente, lo que puede provocar la pérdida de trabajo de meses.
Aunque no se trata del comportamiento normal, y Microsoft va ajustando el cliente para minimizar estos casos, es importante ser prudente cuando reactivas equipos que han estado mucho tiempo desconectados. Verificar el estado de sincronización y, si es posible, hacer una copia local previa de los archivos críticos es una buena práctica.
Para proyectos muy sensibles, muchas organizaciones optan por complementar el versionado nativo de OneDrive con soluciones de copia de seguridad adicionales, que permiten recuperar estados anteriores incluso si el historial de OneDrive se ve afectado por errores de sincronización.
Restaurar archivos de OneDrive a un momento anterior
Más allá del historial de un archivo concreto, Microsoft ofrece una función llamada Restaurar tu OneDrive, pensada para situaciones graves como infecciones de ransomware, borrados masivos o corrupción de muchos archivos a la vez.
Esta opción está disponible desde la versión web de OneDrive: entras con tu cuenta, haces clic en el icono de configuración y seleccionas Restaurar tu OneDrive. Se abrirá una página específica para configurar la restauración.
Primero eliges el rango temporal al que quieres retroceder, con opciones rápidas como Ayer, Hace una semana, Hace tres semanas o una fecha y hora personalizadas usando un control deslizante y un gráfico de actividad.
Debajo del gráfico se muestra un listado de cambios por archivo y usuario, lo que te permite seleccionar con precisión qué cambios quieres deshacer antes de aplicar la restauración global.
Una vez que confirmas con el botón Restaurar, OneDrive intenta devolver tu espacio a la situación que tenía en el momento elegido, revirtiendo cambios masivos y reconstruyendo versiones de los archivos siempre que sigan dentro del periodo de retención.
Gestión de archivos eliminados y papelera de reciclaje
Cuando borras un archivo de OneDrive, ese borrado se sincroniza con todos los dispositivos conectados, de modo que el fichero desaparece también de las carpetas locales sin posibilidad de recuperarlo desde otro equipo, salvo que tengas copias externas.
Sin embargo, el archivo no se elimina al instante para siempre: pasa a la papelera de reciclaje de OneDrive en la web, donde se conserva durante un periodo limitado antes de su eliminación definitiva.
En cuentas personales, los elementos eliminados suelen mantenerse durante un mínimo de 30 días, mientras que en cuentas de organizaciones de Microsoft 365 el máximo habitual es de 93 días, valor que los administradores pueden reducir pero no ampliar más allá de ese tope.
Para restaurar archivos desde la papelera, abres OneDrive en el navegador, vas a la sección Papelera de reciclaje en el panel izquierdo, seleccionas los elementos y pulsas Restaurar. Los archivos vuelven a su ubicación original siempre que siga existiendo.
Este sistema se combina con el historial de versiones, por lo que puede que necesites primero restaurar el archivo borrado desde la papelera y después usar el historial para volver a una versión anterior concreta que te interese.
OneDrive excedido: cuenta congelada y cómo recuperarla
Si superas el límite de almacenamiento de tu cuenta, OneDrive puede congelarse y bloquear acciones de sincronización y subida, lo que también afecta indirectamente al versionado porque no se pueden guardar nuevas versiones.
En estos casos, tienes dos caminos: comprar más espacio de almacenamiento con un plan de pago, o bien liberar espacio borrando archivos y carpetas que no necesites.
Al iniciar sesión en OneDrive cuando la cuenta está congelada, puedes usar la opción Descongelar tu cuenta para acceder temporalmente a tus archivos en modo de solo lectura y así decidir qué eliminar o descargar a un disco local.
Normalmente se proporciona un plazo, por ejemplo 30 días, para limpiar suficiente espacio hasta volver por debajo del límite. Si no lo haces en ese tiempo, la cuenta puede quedar congelada nuevamente sin posibilidad de usar la opción de descongelación automática.
Además, si no accedes a tu OneDrive durante un año completo, la cuenta también puede congelarse por inactividad, aunque sigas usando otros servicios de Microsoft 365. Iniciar sesión de vez en cuando o mantener el cliente de escritorio activo ayuda a evitar este problema.
La combinación de historial de versiones, papelera de reciclaje, restauración completa de OneDrive y control avanzado de registros hace que el ecosistema de OneDrive, SharePoint y Office sea una de las soluciones más sólidas para proteger documentos en la nube; eso sí, conviene conocer bien sus límites (como el número máximo de versiones, los días de retención o los riesgos de sincronización en varios equipos) y, en entornos críticos, apoyarse en copias de seguridad adicionales para tener siempre una última red de seguridad.
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