Los emojis se han colado en prácticamente todas nuestras conversaciones digitales y, cómo no, también en el trabajo. Word y Outlook permiten usarlos de formas muy distintas, desde atajos rápidos de teclado hasta paneles completos llenos de iconos a color. El problema es que muchas personas no saben todas las opciones disponibles y acaban limitándose al típico “:)” o copiando y pegando desde internet.
Si quieres llevar tus correos y documentos un paso más allá, aprender a utilizar bien los emojis en Office puede marcar la diferencia: ayudan a dar tono, matizar mensajes serios, hacer más amenas las conversaciones con el equipo y hasta evitar malentendidos. En esta guía completa vas a ver, paso a paso, cómo usarlos en Word y Outlook en Windows, en la versión web y también en Mac, además de cómo personalizarlos, desactivar los que no quieres y resolver los fallos más habituales.
Emojis en Word y Outlook: cómo funcionan realmente
En las aplicaciones modernas de Office, Word y Outlook utilizan principalmente la fuente Segoe UI Emoji para mostrar emojis a todo color. Esto incluye las versiones recientes de Microsoft 365, Office 2021, 2019 y 2016 en Windows 10 y Windows 11. En sistemas más antiguos, como Windows 7 o versiones viejas de Office, muchos de estos iconos se representaban con fuentes como Wingdings y en blanco y negro, lo que explica por qué a veces ves cuadros o símbolos raros.
Además del soporte de fuente, Office se apoya mucho en la función de Autocorrección para transformar cadenas de texto como “:)” en caritas sonrientes. Esa misma característica se usa también para crear atajos personalizados, cambiar abreviaturas por frases completas o, si te molestan los emojis automáticos, desactivarlos por completo.
Usar el selector de emojis de Windows en Word y Outlook
En Windows 10 y Windows 11 tienes a tu disposición un panel de emojis integrado en el propio sistema operativo, disponible en cualquier aplicación donde puedas escribir texto, incluyendo Word y Outlook. Es el método más rápido y cómodo, y funciona tanto en correos nuevos como al responder mensajes o editar documentos.
Para abrir el panel, coloca el cursor en el lugar donde quieras el icono y pulsa la tecla Windows junto con el punto (Win + .) o con el punto y coma (Win + . Verás aparecer una pequeña ventana flotante con varias pestañas: emojis, kaomojis, símbolos y, en las versiones más recientes, incluso GIF y otros elementos visuales según la app, como los iconos 3D y emojis en PowerPoint.
Dentro de ese selector puedes navegar por categorías usando los iconos de la parte superior o inferior, desplazarte con el ratón o el teclado, y también escribir directamente una palabra clave. Si, por ejemplo, escribes “presentar”, “sonrisa” o “corazón”, el panel filtrará los resultados para mostrar solo los iconos relacionados, lo que ahorra mucho tiempo.
Cuando tengas localizado el dibujo que quieras, basta con hacer clic o pulsar Enter para insertarlo en el cuerpo del correo o en el documento de Word. El panel se mantendrá abierto para que puedas añadir varios seguidos, y cuando termines solo tendrás que cerrarlo haciendo clic en la “X” o pulsando Esc.
Insertar emojis desde Word para la Web
Si trabajas con la versión online, Word para la Web también incluye su propio menú de emojis. No es tan completo como el panel de Windows, pero resulta suficiente para salpimentar textos sencillos, resúmenes o documentos compartidos con el equipo.
Mientras editas tu archivo en el navegador, ve a la pestaña Insertar y elige la opción Emoji. Verás que aparece una pequeña selección de caritas y personajes básicos. Si necesitas algo más variado, haz clic en la opción “más emojis” para ver el conjunto completo disponible en esa vista.
Además, Word para la Web reconoce algunas combinaciones de caracteres y las convierte automáticamente en emojis. Por ejemplo, escribir “:)” o “:-)” puede dar lugar a una carita sonriente; otras variantes como “:(”, “:D” o “;‑)” también pueden traducirse en iconos, dependiendo de la configuración y actualización de la versión que estés utilizando.
Autocorrección: de cadenas de texto a emojis
Una de las funciones más potentes de Office es que tanto Word como Outlook convierten secuencias de texto concretas en emojis de forma automática. Eso incluye las caritas clásicas que todos conocemos desde los inicios de internet.
En las versiones modernas, cuando escribes “:)” o “:-)” se transforman en una cara sonriente de color (carácter Unicode U+1F60A en la fuente Segoe UI Emoji). Antes, la misma combinación se convertía en un carácter de Wingdings en blanco y negro, lo que hacía que el resultado se viera diferente e incluso no fuera compatible en otros dispositivos.
Entre las combinaciones más habituales que Outlook y Word pueden traducir a emojis, se encuentran secuencias como “:)”, “:D”, “:(”, “;‑)”, “:|”, “:O”, “:p” y el famoso “<3” para el corazón. En algunos entornos también se usa “</3” para representar un corazón roto, con su correspondiente símbolo.
Si al escribir estas cadenas la puntuación no cambia a nada o aparece un cuadro vacío, es probable que falte la fuente Segoe UI Emoji en tu sistema. Esta fuente viene incluida de serie en Windows 8, 10 y 11, así que en la mayoría de casos el problema se soluciona actualizando el sistema o ejecutando el Comprobador de Archivos de Sistema (SFC) para reparar ficheros dañados.
Desactivar la conversión automática de emojis
Puede que, por motivos de estilo o porque trabajas con textos muy formales, no quieras que Outlook o Word cambien tu puntuación a iconos de colores. Por suerte, esta función es totalmente configurable y puedes desactivarla de forma granular.
Si estás escribiendo y se acabó de transformar una carita en emoji, la forma más rápida de revertirla es pulsar Ctrl + Z. Esto deshace la última autocorrección y vuelve a mostrar el texto original “:)” sin alterar ninguna otra parte del documento o del correo.
Si quieres desactivar la conversión de forma permanente, debes ir a las opciones de Autocorrección de Word u Outlook. Allí, en la pestaña donde aparece la lista de reemplazos, escribe en el cuadro “Reemplazar” la cadena de signos que se esté convirtiendo en emoji (por ejemplo “:)”). Con esa entrada seleccionada en la lista, pulsa “Eliminar” y ese reemplazo concreto dejará de producirse.
Esta misma pantalla también te sirve para crear tus propios atajos de texto que se conviertan en emojis o en cualquier otro contenido. Por ejemplo, puedes hacer que al escribir “lolcarita” se inserte una carita con lágrimas de risa o el icono que tú elijas.
Cómo insertar emojis en Outlook: todas las opciones
Outlook ofrece varias maneras de añadir emojis, tanto en la versión de escritorio (Outlook 365, 2021, 2019, 2016) como en Outlook Web y Outlook Mobile. La elección de un método u otro dependerá de lo que te resulte más cómodo y del entorno en el que trabajes.
1. Secuencias de caracteres y Autocorrección
Si estás acostumbrado a escribir los típicos emoticonos de texto, puedes seguir haciéndolo y dejar que Outlook los traduzca automáticamente. Cada vez que introduces una de estas combinaciones y pulsas la barra espaciadora, el programa la reemplaza por el emoji correspondiente.
Entre las cadenas más usadas que Outlook convierte sin esfuerzo están “:)” (cara sonriente), “:(” (cara triste), “;‑)” (guiño), “:O” (sorpresa), “:D” (sonrisa grande) y “<3” (corazón). Solo tienes que escribirlas en cualquier punto del mensaje y la función de Autocorrección hará el resto.
Lo interesante es que puedes personalizar o ampliar esta lista desde el menú de Autocorrección, de forma que tus propias abreviaturas se conviertan en un icono concreto. Por ejemplo, podrías usar “:aplauso:” para insertar unas manos aplaudiendo o “:ok:” para el pulgar arriba.
2. Insertar emojis desde el menú Símbolo
Otra posibilidad es tratar los emojis como caracteres especiales. En las versiones de escritorio de Outlook puedes insertar emojis a través del menú Insertar > Símbolo, seleccionando la fuente específica “Segoe UI Emoji”.
Para ello, abre un nuevo correo o responde a uno existente, ve a la pestaña Insertar, haz clic en Símbolo y luego en Más símbolos. En la ventana que se abre, elige “Segoe UI Emoji” como fuente y cambia el subconjunto a “Símbolos variados” u otro grupo donde se agrupen los emojis.
Si te desplazas un poco hacia abajo, verás una larga lista de iconos en blanco y negro que representan emoticonos, símbolos y otros pictogramas. Cuando hagas clic en uno y pulses “Insertar”, se añadirá al mensaje y Outlook le aplicará el estilo en color correspondiente. Este método es útil si quieres una selección más controlada y no dependes tanto del teclado.
3. Crear atajos de teclado personalizados
Para quienes usan mucho algunos iconos concretos, Outlook permite crear atajos de texto propios para insertar emojis de forma aún más rápida. Se hace combinando el menú de Símbolos con la Autocorrección.
Primero, repite el proceso anterior: Insertar > Símbolo > Más símbolos, selecciona la fuente Segoe UI Emoji y escoge un emoji. Con ese símbolo resaltado en la lista, pulsa el botón “Autocorrección”. Se abrirá una ventana donde verás el símbolo elegido y un campo llamado “Reemplazar”.
En ese recuadro, escribe la cadena de texto que quieras usar como atajo. Puede ser una combinación de números (“123”), letras (“:smile:”) o palabras cortas. Después pulsa “Agregar” (o “Reemplazar”, si ya existe esa combinación) y, para terminar, “Aceptar”. A partir de ese momento, cada vez que escribas esa abreviatura y pulses espacio, Outlook colocará el emoji que hayas configurado.
4. Añadir tus propios emojis como imágenes
Si no te convence el estilo de los emojis nativos de Outlook, puedes recurrir a imágenes personalizadas para crear tu propio repertorio. Esta opción es especialmente interesante si quieres usar emoticonos alineados con la identidad visual de tu marca o con un diseño concreto.
En Outlook 2021 y versiones modernas de Microsoft 365, puedes buscar directamente imágenes en línea gracias a la integración con Bing. Para ello, ve a Insertar > Imágenes y escoge la opción “Imágenes en línea” (en algunas ediciones primero tendrás que seleccionar “Imágenes”).
En la ventana de búsqueda, escribe “emoji” o el término que te interese y marca la casilla “Solo Creative Commons” para limitarte a imágenes con licencias más abiertas. Selecciona el gráfico que más encaje con tu estilo y pulsa “Insertar” para añadirlo al correo como imagen. Podrás cambiar su tamaño, moverlo, alinear el texto alrededor y reutilizarlo cuando lo necesites.
5. Emojis desde el menú de expresiones en Outlook Web
Si utilizas la versión web, Outlook on the Web (antes OWA) incorpora un menú de expresiones similar al de muchas apps de mensajería. Es una forma muy visual de elegir emojis, GIF y stickers sin depender de atajos de teclado.
Cuando estés redactando un mensaje, haz clic en el botón de los tres puntos para abrir las opciones adicionales. En ese menú encontrarás una entrada llamada “Emoji” o “Expresiones”; al pulsarla se abrirá un selector donde puedes navegar por distintas categorías, buscar iconos concretos o revisar tu histórico de emojis usados recientemente.
Al hacer clic en cualquiera de ellos, se insertará directamente en el cuerpo del correo en el punto donde esté el cursor. Es rápido, intuitivo y muy parecido a lo que ya conoces de aplicaciones como WhatsApp o Teams.
Atajos rápidos con el panel de emojis de Windows en Outlook
Aunque Outlook tiene sus propios menús, el atajo del panel de emojis de Windows sigue siendo el método estrella para muchos usuarios. Es especialmente cómodo porque funciona en casi todas las aplicaciones y mantiene siempre la misma interfaz.
La mecánica es sencilla: abre un nuevo correo o responde a uno existente, coloca el cursor en el texto y pulsa Windows + . (punto). El panel flotante aparecerá automáticamente y podrás desplazarte por las categorías o escribir en la barra de búsqueda para encontrar iconos específicos.
Si trabajas con un Mac, no te quedas fuera: en Outlook para macOS puedes usar el visor de emojis del sistema con Control + Command + Espacio. Al pulsar esa combinación, se abre una pequeña ventana con emojis, símbolos y caracteres especiales que puedes insertar en cualquier app, incluida la versión de escritorio de Outlook.
En Outlook Web, en lugar de atajos de sistema, tienes un icono de cara sonriente en la barra de herramientas del editor de mensajes. Al hacer clic en él, accederás a un panel de emojis similar, con buscador y categorías, perfecto para trabajar desde el navegador sin complicarte.
Uso profesional de emojis en el correo: buenas prácticas
En el entorno corporativo, los emojis generan dudas: bien usados, aportan cercanía y claridad; mal gestionados, pueden parecer poco profesionales. Por eso conviene tener claros algunos criterios antes de empezar a poner caritas en todos los correos.
En comunicaciones formales o con personas que no conoces, lo más recomendable es usar emojis de forma muy moderada y siempre con un matiz positivo. Caras sonrientes suaves, pulgares arriba o iconos neutros pueden suavizar un mensaje, mostrar agradecimiento o reforzar una felicitación sin resultar excesivos.
También es importante prestar atención al contexto cultural y a la edad o perfil del destinatario. Algunos emojis tienen significados distintos según el país, la comunidad o incluso la generación; lo que en un chat informal puede ser un guiño cómplice, en un correo profesional podría interpretarse como ironía o falta de seriedad.
En correos internos, con compañeros de confianza, puedes permitirte un poco más de juego con las expresiones, siempre y cuando no se conviertan en el foco principal del mensaje. La idea es que apoyen el texto y lo hagan más humano, no que lo sustituyan ni que llenen el correo de iconos repetidos.
Problemas habituales con los emojis en Outlook y Word
Aunque la mayoría de las veces todo funciona sin complicaciones, es relativamente común encontrarse con fallos en la visualización o el uso de emojis, sobre todo cuando hay usuarios con versiones antiguas de software en la conversación.
Uno de los casos más típicos es que el destinatario vea cuadros o símbolos en lugar de emojis. Esto suele ocurrir porque el cliente de correo o el sistema operativo del receptor no soporta los mismos conjuntos Unicode o no dispone de una fuente adecuada como Segoe UI Emoji. En estos escenarios, lo más prudente es optar por emojis estándar y evitar los diseños más recientes o complejos.
También puede pasar que tú mismo veas los iconos como cuadros en Word u Outlook. Esto apunta casi siempre a un problema de fuentes en tu propio sistema: una instalación incompleta, un archivo dañado o un Windows sin actualizar. Revisar Windows Update, reinstalar fuentes del sistema o ejecutar herramientas como el Comprobador de Archivos de Sistema suelen solucionar el problema.
Otro fallo recurrente es que el panel de emojis de Windows no se abra al pulsar Win + .. En ese caso, conviene comprobar primero que estás usando un teclado compatible, reiniciar el equipo y verificar que tu versión de Windows 10/11 está al día. En ocasiones, configurar correctamente el idioma y la distribución de teclado también ayuda.
Por último, hay usuarios que se quejan de que no encuentran un emoji concreto o que los iconos no se ven igual en el móvil. Debes tener en cuenta que cada sistema (Android, iOS, Windows, web) representa los emojis con un diseño propio, aunque el significado sea el mismo, y que algunas versiones antiguas no incluyen los iconos más recientes. Si el matiz visual es crítico, conviene hacer pruebas cruzadas o limitarse a emojis muy básicos.
Word y Outlook disponen hoy de un abanico muy completo de herramientas para trabajar con emojis: desde el panel nativo de Windows y la Autocorrección hasta menús propios de símbolos, buscadores integrados e incluso uso de imágenes personalizadas. Dominando estas opciones y aplicando un poco de criterio en su uso profesional, es fácil conseguir correos y documentos más claros, humanos y eficaces sin perder formalidad cuando la situación lo requiere. Comparte este tutorial para que más personas sepan cómo utilizar sus emojis en Office.
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